Les OKR
Références
- https://www.meetup.com/fr-FR/meetup-group-oitiiifg/events/285943085/
- https://www.meetup.com/fr-FR/think-tak/events/285568480/
- Continuous Discovery Habits de Teresa Torrez
- Product verse, d’Olivier Courtois
OKR : Qu’est-ce que c’est ?
Pyramide : de la vision aux objectifs
- Vision / Raison d’être de l’entreprise : vision long terme.
- -> Ambition / Mission : plan de 3 à 5 ans, à moyen terme.
- –> Stratégie : ce sur quoi on va travailler pour atteindre nos ambitions (moyen terme).
- —> Objectifs : les tâches, plus concrètes, à accomplir sur les prochains mois et prochaines années (court terme).
Définition
Objective, Key Result: Objectif et Résutlats clés. Le principe a été créé dans les années 1970 et formalisé dans un livre en 1983. Pourtant, c’est dans les années 90 que le concept prit son essor, grâce à son adoption par Google.
- Objectifs, issue de la pyramide. Se poser la question du “Quoi”.
- Key Result. C’est le “Comment” on va atteindre l’objectif.
Intérêts
En lien avec la vision
Les OKR aident, entre autres, à rester aligné sur une ligne générale au cours du développement de notre produit. Ils permettent d’exécuter la vision et les missions de l’entreprise en réunissant toute l’entreprise autour d’un objectif commun. Ils nous amène à définir des objectifs ambitieux et clairs, mais atteignable (et limité dans le temps).
La capacité à mettre en place les OKR se réfère plutôt à un état d’esprit et sa mise en place dans une méthodologie plus globale, plus qu’une affaire de secteur d’entreprise.
Au sein de l’équipe
Les OKR permettent d’aligner les membres d’équipes travaillant à distance, ou sur des sites distincts, en fournissant des objectifs communs; le même bénéfice s’est vu pour des pôles différents (sales, techniques, etc.). Les OKR aident également à avoir une meilleure collaboration entre différentes équipes techniques.
Les OKR donnent plus de sens à la tâche ou la fonctionnalité sur laquelle un développeur travaille. Cela donne un meilleur engagement, plus d’autonomie des membres de l’équipe, et une meilleure collaboration (notamment entre des équipes amenées à travailler sur les mêmes objectifs).
Vers les clients
Les OKR peuvent aussi aider à la communication vers les clients.
Ils aident aussi à resté centré sur le problème de l’utilisateur, plus que sur les solutions.
Supers pouvoirs ?
- Se surpasser.
- Le suivi, l’alignement.
- L’engagement, la collaboration.
- La focalisation.
Des limites ?
Il est possible de devoir abandonner un OKR pour un autre. Cela peut se produire en cas de mauvaise définition de l’objectif, ou bien lorsque le sujet a changé, entre temps, et l’objectif n’est plus pertinent.
Il faut penser à retravailler les objectifs afin de bien rester aligné avec le produit en cours de développement. Cela concernera surtout un produit qui évolue, et dont le développement en cours reste pertinent.
Pour un objectif donné, on peut se retrouver à devoir explorer plusieurs pistes différentes, et donc plusieurs solutions. Une ou plusieurs de ces solutions seront alors abandonnées au profit de la plus pertinente, au risque que les personnes concernées se sentent dévalorisées.
On peut être amené à définir un OKR alors que la question n’a pas encore été assez étudiée pour fournir un objectif clair et précis. On peut se retrouver avec des indicateurs qui ne reflèterons pas l’impact du travail réalisé au cours du trimestre. Cela peut donner l’impression que ce travail n’est pas pertinent et potentiellement dévaloriser la ou les personnes qui ont travaillé pour ces objectifs.
Au final, l’essentiel des limites concernent un mauvais usage des OKR.
Construction des OKR
Chaque équipe doit voir en quoi elle peut contribuer aux objectifs, c’est-à-dire que leur contribution sera spécifique à leur activité.
En théorie très simple à mettre en place, lorsqu’on rentre dans la mise en pratique, on se rend compte qu’il peut y avoir de nombreuses façons de faire, et rencontrer des difficultés. C’est à plus long terme qu’on peut en tirer les bénéfices : que le travail est finalement simplifié.
Certaines entreprises utilisent les OKR pour déterminer les bonus des personnes ou équipes. Selon la personne, cela peut permettre une bonne transparence au niveau de la communication (Attention tout de même aux personnalités et différences culturelles).
Qui et comment impliquer ?
L’équipe doit maîtriser le concept des OKR, et pas seulement le Product Manager. L’embarquement se fera par la communication.
Il faut une standardisation au niveau du top management, pour ensuite redescendre sur les objectifs des équipes.
Appliquer un processus itératif dans la mise en œuvre des OKR permet d’identifier les points difficiles, d’adapter et adopter progressivement les OKR. Il peut d’ailleurs y avoir de nombreux questionnements pour connaître quels sont les objectifs globaux qu’une équipe donnée devra adresser.
Construction des objectifs
Un bon objectif est :
- directionnel, pour montrer le but à atteindre;
- clair et net, sinon on se retrouve dans le brouillard;
- temporel, typiquement une deadline, ce qui permet de se donner un cadre de réalisation de l’objectif;
- ambitieux, et source d’inspiration, l’objectif devant être source de motivation.
Construction des métriques
Les Key Results :
- sont mesurables, pour savoir où on en est;
- rendent l’objectif réalisable, tout en restant stimulant (il faut donc trouver le bon niveau d’exigence);
Différence OKR / KPI ?
Le KPI permet de quantifier l’OKR. L’objectif donne la mission, la direction que l’on souhaite prendre, alors que l’indicateur permet de quantifier à quel point on tend vers notre objectif. L’indicateur peut être suivi en permanence.
Les indicateurs peuvent être organisés en arborescence, celle-ci évoluant au fil de leur réalisation, alors que les objectifs restent stable sur l’ensemble du trimestre.
Autre définition proposée :
- OKR: outil pour changer;
- KPI: outil pour stabiliser.
Utilisation des OKR
Mise en place ?
Chaque squad (équipe) défini des OKR tout les semestres, qui sont soumis à la direction Produit au cours d’une présentation. Au milieu du semestre, tout les trois mois, les OKR sont mis à jour en fonction de la façon dont l’équipe a progressé. Les divergences par rapport aux objectifs sont étudiés pour comprendre le pourquoi, et éventuellement établir des actions (et/ou modifier l’objectif, du coup).
NB: le rythme peut varier, d’une entreprise à l’autre, mais on reste sur l’ordre de grandeur du trimestre. La durée doit être fixée, pour contribuer à une bonne structure de l’entreprise.
Sur des OKR stratégiques, il vaut mieux avoir une durée de vie plus longue, sur 6 mois, pour pouvoir mieux se projeter. Ces OKR répondent généralement à une vision.
Il peut être possible de re-préciser un objectif au bout d’un trimestre, plutôt que de complètement le changer ou remplacer.
La mise en place nécessite aussi une bonne implication des leaders techniques, pour aboutir à une mise en œuvre efficace auprès de leurs équipes.
On peut commencer avec un Google Sheet, sinon Confluence (Atlassian) fournit un outil pour les OKR. Celui-ci permet de suivre la cohérence entre OKR stratégique, agrégeant (pour plusieurs équipes), et par équipe.
À faire / ne pas faire ?
Suivre régulièrement les OKR, être strict dans ce suivi, pour en tirer des leçons, même si l’OKR a été atteint, et vraiment chercher à comprendre le pourquoi si pas atteint.
Il ne faut pas se projeter trop loin si la roadmap n’est pas bien ficelée, au risque de rester sur des solutions tactiques, et non stratégique.
Si un OKR permet déjà de se projeter sur un grand interval de temps, comme un an, c’est qu’il a de bonne chance d’être un bon Objectif.
Il ne faut pas lésiner sur la qualité de définition des indicateurs. Cela aide à réfléchir et se remettre en question.
Exemple d’utilisation
Exemple d’enjeu : faciliter la vie des automobilistes français en apportant des solutions à leur problème / besoin de mobilité. Les chantiers à mener (lancer l’application “Roole Map”, mise en place d’offre de mobilité solidaire, pour aider les personnes les plus fragiles, etc.
Par exemple, pour l’application “Roole Map”, on vise à ce qu’elle soit disponible sur iOS et Android. De même, avant 2023, l’application doit avoir un nombre d’utilisateurs global (60k) et un taux d’utilisateurs actif par semaine (20k).
À partir des informations précédentes, on définit deux objectifs, pour le premier semestre 2022.
Objectif 1: créer le premier MLP (Minimum Livrable) de Roole Map, avec trois KR :
- 1 beta sur les deux stores d’ici fin juin,
- NPS de l’application >7 à la fin du semestre,
- 40% d’utilisateurs actifs au moins une fois par semaine sur l’application;
Objectif 2: Préparer les fondations pour suivre la croissance de l’application :
- 100% de l’équipe a intégré et comprend notre mode de fonctionnement d’ici fin du semestre,
- composition de l’équipe produit ficelée et complète d’ici fin mai,
- identifier 2 à 3 cibles pour un accès anticipé.
À noter que dans cet exemple, les objectifs sont fixés à 6 mois. Le choix du délai est une affaire de maturité de l’entreprise : il faut avoir une bonne vision, des missions claires, pour pouvoir fixer un délai plus court, sur nos OKR.
Lorsqu’on échoue sur un Key Result ou Objectif,
- si on s’en rend compte tardivement, on le laisse dans la liste des objectifs, mais il faut se poser la question du pourquoi on a échoué, pour être capable d’ajuster le tir la fois suivante;
- sinon, si on réalise assez rapidement qu’il y a une dérive, on peut réajuster un Key Result en cours de période.
La définition du produit mis à disposition en accès anticipé implique notamment de réfléchir au “Definition of Done”.
Quelques bonnes pratiques
Attention :
- pas trop d’OKR (3~5 max; dans l’exemple, on en a 2, et ça représente déjà beaucoup de travail);
- communiquer ses OKR permet de s’aligner avec les autres équipes (on vise à réaliser une stratégie commune à toutes les équipes);
- il faut prendre le temps de bien comprendre la méthodologie avant de la mettre en œuvre, pour que cette dernière soit efficace;
- les OKR ne marchent pas forcément du premier coup, il faut savoir réajuster ses objectifs au fil des échecs et de l’apprentissage;
- les OKR ne sont pas seulement au niveau de l’entreprise, mais aussi au niveau de chaque équipe;
- ils ne doivent pas remplacer la communication au sein de l’équipe.
Les OKR doivent permettre :
- d’avancer dans le même sens;
- fluidifier la collaboration entre les équipes (d’où l’importance de la communication des OKR);
- de savoir où nous en sommes;
- d’exploiter les KR loupés pour ouvrir de nouvelles opportunités, et non devenir une sanction.